司法書士の手塚宏樹です。取締役を増員することは、いつでもできます。1年に1回の定時株主総会である必要はなく、臨時株主総会でOKです。

役員変更登記にはたくさんのパターンがあり、一筋縄ではいきませんが、その中でも取締役を1名追加するのみ、というパターンは簡単な部類に入ります。

実際の手続き

登記というのは事後報告的なものです。株主総会を開いて、ある人を取締役として選任し、その選任された人が就任を承諾すればめでたく新たな取締役の誕生です。

その時点で法律上の効力が発生します。

社長が全株式を持っているということであれば、社長が決定した時が株主総会の決定ということになりますね。

仲間と株式を持ち合っているときでも、下記の条文の規定により、全員が参加するのであればいつでもすぐに開催できます。

第300条
前条の規定にかかわらず、株主総会は、株主の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。ただし、第298条第一項第三号又は第四号に掲げる事項を定めた場合は、この限りでない。

「第298条第一項第三号又は第四号」というのは、株主総会に出席しない人がいる場合の話なので、全員がリアルに出席するのであれば、招集通知はいらないということです。

臨時株主総会のひな形はこちらからどうぞ

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臨時株主総会議事録（取締役１名追加）

就任承諾書をもらうこと

就任承諾書の内容は下記のようにしておけばよいです。加えて、住所・氏名・押印をしておいてください。

「私は、令和２年４月１日開催の株主総会において、取締役に選任されましたので、その就任を承諾します。」

押印は実印で。プラス印鑑証明書も。

御社が取締役会設置会社でなければ：実印で押印し、印鑑証明書が必要です。

御社が取締役会設置会社ならば　　：認印でOKです。印鑑証明書は不要です。ただし本人確認証明書が必要です。

本人確認証明書については法務省の「役員の登記の添付書面・役員欄の氏の記録が変わりました（平成２７年２月２７日から）」より下記を抜粋します。

《取締役等の「本人確認証明書」の例》
○住民票記載事項証明書（住民票の写し）
個人番号が記載されていないものを使用してください。
○戸籍の附票
○住基カード（住所が記載されているもの）のコピー※
○運転免許証等のコピー※
（※　裏面もコピーし，本人が「原本と相違がない。」と記載して，記名押印する必要があります。）
○マイナンバーカードの表面のコピー※※
（※※　表面（氏名，住所，生年月日及び性別が記載されている面）のみをコピーし，本人が「原本と相違がない。」と記載して，記名押印する必要があります。）
なお，市町村長から交付される個人番号の「通知カード」は，本人確認証明書として使用することはできません。

取締役会設置会社でも実印プラス印鑑証明書でOKです

取締役会設置会社でも認印と本人確認証明書ではなくて、実印プラス印鑑証明書でも問題ありません。

再任の場合は実印も本人確認証明書も不要です

実印や本人確認証明書が求められるのは、新たに取締役が就任する場合です。再任の場合は不要です。

登記手続きの添付書面

取締役を選任した旨の株主総会議事録を作成し、署名欄は代表取締役の名前で法人印を押印します。

（ご参考記事）『会社を設立するときに準備すべき3種類の印鑑とは？いつ発注すればいい？』

株主総会議事録を提出するときは、株主リストを添付することになっています。

就任承諾書の印鑑にはご注意ください。取締役会があるのかないのかで扱いが異なりますが、どんな場合でも実印を押印して印鑑証明書を添付すれば問題ありません。