司法書士の手塚宏樹です。会社を設立するときには必ず「定款」を作成し、公証役場の認証を受けますが、その後定款の内容を変更することがあったとき、何をどうすればいいのでしょうか？

原始定款とは

いちばん最初に、会社を設立したときに作成した定款のことを「原始定款」と言います。株式会社、一般社団法人であれば原始定款は公証役場で認証されます。合同会社は定款認証は不要です。

認証というのは、公証人が内容を確認して、法的に問題のないことを認めハンコを押したもの、というイメージです。

定款に書いてあること

定款には多くの条項があり、司法書士である私が使用している業務用ソフトのひな形では第1条から第35条まであります。内容を足していくと40か条を超えることもあります。

商号、本店の所在地、事業目的、決算月、役員の任期、設立時の役員の氏名、などが記載されます。

定款には「絶対にこの条項を入れておかなければいけない」というものがあります（絶対的記載事項）。以下の5つです。これらが書かれていないと定款は無効です。

1. 目的
2. 商号
3. 本店の所在地
4. 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
5. 発起人の氏名または名称及び住所

これに対して「その内容を定款に盛り込まなくても定款は無効にならないけれど、その規定を設けたのなら定款に記載しないとその規定の効力は生じない」というものがあります（相対的記載事項）。たとえば、株式の譲渡制限規定や、現物出資です。

そのほか、「定款に書いても書かなくてもどちらでも法的に影響はない」というものもあります。事業年度などがそれにあたります。

定款を変更するときの手続き

定款の記載事項を変更するには、株主総会の特別決議によります。

特別決議の要件は下記のとおりです。

会社法第309条第2項　（略）株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の過半数（略）を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2（略）以上に当たる多数をもって行わなければならない。

株主総会は臨時でも定時でもどちらでも大丈夫です。一人が全株式を持っているような会社であれば、実質、いつでも定款変更ができます。

株主総会議事録を作成しておく

定款変更をするような株主総会を開催した場合には、必ず株主総会を作成して記録しておきましょう。場合によっては、それについて登記手続きをする際に必要になります。税理士さんに顧問になってもらっている会社であれば、税理士事務所で作成してくれるでしょう。税理士事務所経由で司法書士に依頼がくることもありますし、飛び込みで司法書士事務所にご相談に来られる会社さんもあります。

原始定款の扱い

定款変更をしたときには株主総会議事録を作成し、原始定款とともに保管しておくことで良いともいえますが、その後、何かしらの手続きにおいて定款を提出することがあるかもしれませんので、都度都度、定款自体も修正しておきましょう。

会社を設立したときに作成した（または司法書士に作成してもらった）定款のデータを書き換えていけばOKです。上書きせずに、変更のたびごとに新しいファイルで保存していきましょう。

定款を変更したら登記が必要なことも

すべての定款変更について登記が必要なわけではありません。たとえば、決算月などは登記簿には載らない事項なので、決算月を変更しても登記は不要です。

しかし、商号、本店住所、事業目的などを変更したときには登記が必要になります。

※定款変更でなくても登記が必要になることがありますのでご注意ください。資本金の額を増減するとか、新株予約権を発行するとか、役員を変更したとかです。

登記に必要な費用

登記をするときには、登録免許税という税金を収めなければなりません。登録免許税がいくらかというのは一つひとつ定められています。

商号変更や目的変更ならば、3万円。
本店移転も3万円（管轄が変わる場合は6万円）。

商号変更と目的変更を同時にする場合は、あわせて3万円で済むとかいう規定もあります。

法務局に聞けば教えてくれますし、司法書士に依頼する場合は登録免許税も含めて見積もりを出してくれます。