新しいシステムになってしばらく日にちが経ちましたが、初めて、テレビ電話での定款認証をする機会がありました。私の事務所は東京にありまして、今年の会社設立のご依頼はすべて東京都内のものであったので、これまで利用することはなかったのですが、遠方での設立を受任して、ようやく体験できました。

テレビ電話での定款認証の流れ

公証役場を探す

たとえば大阪府内での会社設立であれば、大阪の公証役場ならどこでもいいわけですが、「どこでもいい」といわれると、どこにしようかなと少し悩んでしまいました。

まあ、本当に、どこでもいいのですが。

従来のやり方で、実際に公証役場を訪問するときには、交通の便のいいところで選んだりするわけですが、テレビ電話なのでそれも関係ないですね。

公証役場に資料を送る

従来の「公証役場を訪問する形式」での定款認証と同じように、下記の関係資料をメールして事前確認をしてもらいます。

• 定款
• 印鑑証明書
• 実質的支配者の申告書

確認してもらったら、公証役場から連絡をもらえます。修正があればこのときに指摘があり、修正したものを再度送ります。

紙の資料を公証役場に郵送する

下記の書類をレターパックで郵送します。

• 依頼者からいただいた司法書士あての委任状（定款を合綴したもの）
• 依頼者の印鑑証明書

URLが送られてくる

公証役場からのメールの中に、認証時にオンラインでつなぐURLの記載がありました。当日、時間になったらここをクリックすればいいとのことです。

日時を決める

「公証役場を訪問する形式」の場合も、日時の予約が必要です。テレビ電話でも同じように予約をします。

時間になったらリンクをクリックする

予約時間になったら、「いきなり」リンクをクリックします。事前に電話などする必要はなく、いきなりクリックです。あちらには、通話のベルが鳴るようです。

（認証中に、通話が切れてしまい、公証人の方からつなぎ直してもらったのですが、そのとき、私のPCには電話のようなベルが鳴りました）

PC画面で公証人の方と話す

最近はオンライン会議も慣れているので、特段違和感もなく、画面上で公証人と方と挨拶を交わし、認証手続きがスタートしました。手順は下記のとおりです。

1. 本人確認のために生年月日を聞かれる
2. この手続きを、間違いなくあなたがやったのか、と聞かれる
3. 免許証をPCのカメラにかざす→あちらでスクリーンショットを撮られる
4. 私の顔のスクリーンショットを撮られる

これだけです。時間にして5分もかかりませんでした。

定款その他の書類を郵送してもらう

紙の定款、電子定款入りのCD-ROM、印鑑証明書を原本還付するなら印鑑証明書、などを郵送してくれます。なんと便利なのでしょうか。事務所を一歩も出ずに、定款認証が完了してしまいました。

これからは、東京の案件でも、日程に余裕があれば利用しようと思っています。

司法書士→公証役場、公証役場→司法書士、と資料を郵送でやり取りする必要があるので、1週間程度はかかると思っておいたほうがよさそうです、